Cómo crear una Base de Conocimientos empresarial

Bill Gates la llamaba hace ya más de 10 años: “Sistema Nervioso Digital”. Y se refería a él diciendo: “Las compañías tendrán un sistema nervioso digital que transforme sus procesos operativos internos, con objeto de adaptarse al cambio constante que imponen las demandas de los clientes y la competencia».

Existen muchas maneras de desarrollar e implementar una Base de conocimientos empresarial. Desde una sencilla hoja de MSExcel, o un CMS tipo Joomla, WordPress hasta programas o software desarrollados en lenguaje de programación tipo Visual!

Los siguientes son algunos de los mejores tips para hacerlo!!!

Paso 1: Planificación.

Planificar nos ayuda a establecer el tiempo de diseño e implementación de una BC. De esa manera se cumple el objetivo en el tiempo establecido, de esa manera se cumple con eficacia efectividad y eficiencia.

Paso 2: Organizar digitalmente la información relevante a ser publicada. Pueden ser documentos, archivos, imágenes, ya sea por secciones o carpetas y por departamentos y/o prioridades.

Luego de organizar la información se debe:

a) Unificar criterios, respecto al objetivo que cumplirá la base de conocimientos, especialmente con mandos medios.

b) Crear los procesos idóneos que permitirán cumplir con ese objetivo.

c) Designar uno y como máximo dos administradores de la Base de Conocimientos, encargad@ de actualizar y mantener la información al día.

Paso 3: Luego de organizar la información y organizar tu equipo humano, se debe:

a) Designar un equipo informático (Hardware), para guardar la información, el mismo que permitirá a los usuarios compartir la información en red. Ya sea internamente en la empresa (intranet) o externamente (extra-net).

b) Establecer la plataforma o medio que utilizará la BC, para desplegar la info. Que por supuesto es indiferente para el usuario, pero no para el administrador. Esto puede ser un web server, un software de gestión como MS Sharepoint u otro similar.

c) Establecer el formato de diseño que puede ser realizado en diferentes tipos como PDF, Office (Excel, Word, PP, etc.), web (HTML) o Programación (PHP), así como Gestores de contenido o CMS.

Paso 4: Diseño.

Este paso es muy importante y puede hacerse al inicio, al final o en medio del proceso de implementación, pero lo que no podemos saltar es basar el diseño en la marca; ya que debemos tomar en cuenta, tanto el manejo de marketing como de marca. Manteniendo logo y colores de la empresa, en el mejor de los casos aplicar un manual corporativo, para no salir de los estándares establecidas por la empresa.

Paso 5: Implementación.

Al terminar el diseño de la Base de Conocimientos se la debe publicar, ya sea en nuestro Server o en un Hosting externo.

Paso 6: Al implementarla, debemos cerciorarnos que se pueda leer en todos los computadores en los que deba desplegarse.

Desde el programa de exploración internet, como los programas necesarios para revisar la info, deberían estar instalados en todas las máquinas relacionadas.

Paso 7: Capacitación.

Se debe capacitar al personal, tanto en los procesos, como en la información publicada en la base de conocimientos. Dejar clara las directrices y procesos de actualización y administración, para no cometer errores en la hora de la verdad. Aquí es clave mantener una comunicación idónea entre mandos medios, para el feedback correspondiente y la mejora continua.

Paso 8: La puesta en marcha. La clave aquí es desarrollar el “expertís” del usuario para utilizar de manera eficiente la Base de Conocimientos. En esto prima el seguimiento y el control, para cumplir con el objetivo de una Base de Conocimientos, que es:

a) Mantener la información al día. Totalmente Actualizada.

b) Mantener la información en un solo lugar. Info Centralizada.

c) Mejor servicio al Cliente.

d) Capacitaciones rápidas y Aautocapacitación.

c) Gestión de procesos de manera efectiva.

d) Reingeniería de procesos.

Y lo más importante, ahorro de tiempo y dinero!

“La Red hace posible que las grandes empresas funcionen como si fuesen pequeñas y más flexibles; y que las pequeñas abarquen lo mismo que si fuesen mucho más grandes”. Bill Gates.