Organizar tu tiempo te hará aprovechar al máximo tu potencial y rendimiento en el trabajo diario. Solamente necesitas unos cuantos pasos y herramientas sencillas, para lograrlo y se reflejará en tus resultados.
1. Agenda o programa.
El primer paso sería usar una agenda de consultas diarias. Esto se debe realizar para organizar las tareas y evitar olvidar los eventos del día, además de sorpresas de última hora. En mi experiencia, puedo decir que la herramienta más sencilla que encontré, después de crear una plantilla de Excel, fichas diarias, incluso una aplicación para ingresar los eventos y notas, fue un cuaderno académico a cuadros y un esfero. En realidad, no importa el formato –o incluso si son post it, pegados en tus hojas de cuaderno–, pero te servirá para organizarte, no somos máquinas y la memoria puede fallar o el momento ponernos en una situación bajo presión y podríamos olvidar algo que considerábamos importante o que a otros podría habérseles pasado.
2. Orden y prioridad de las tareas.
Para saber el orden de tus tareas, debes anotar todo lo creas necesario realizar en el día, luego les pones orden a las prioridades tomando el número 1 en la primera prioridad y así sucesivamente el orden de cada tarea. De esta manera, no perderás tiempo y tendrás la jornada por prioridades haciendo lo más urgente o más importante primero. Recuerda: Las prioridades en el día pueden cambiar así que tener una herramienta flexible, te ayudará a adaptarte.
3. Anotar todo.
Las tareas que te queden pendientes las puedes realizar al día siguiente con la prioridad que amerite. Sabemos que el trabajo de Call Center, especialmente si llevas una supervisión o estás en un mando medio, te lleva muchas veces a realizar varias cosas a la vez, así que anota todo lo que lo que realizas y cada evento, actualizando tus notas, para evitar un dolor de cabeza al momento de realizar un informe.
4. Anotar Observaciones y tareas pndientes.
Por lo regular se debe dejar la cara reversa del cuaderno en blanco, aún si se tiene pocas tareas anotadas en el anverso de la hoja, para anotar observaciones, resultados y pendientes.
5. Importancia de los datos.
Recuerda que tu bitácora (cuaderno o herramienta), deberá plasmar tus ideas libremente; sin embargo, se deben considerar diferentes apartados con la finalidad de mantener un orden. Estos apartados son los siguientes: fecha, nombre y la etapa del proyecto, nombre de la actividad, objetivo, metodología, información corta de la actividad y sus observaciones (incluir las condiciones bajo las cuales se trabajó además los obstáculos a los que se enfrentaron) y los resultados de la actividad. También se pueden agregar conclusiones, así como esquemas, diagramas o cualquier tipo de información que facilite la comprensión y la presentación de un reporte o informe. Darle importancia a los datos puede ayudar a tener una mejor visión de las acciones en la toma de decisiones para resolver cada problema que se presente e incluso innovar. “Lo que no se puede medir no se puede corregir”.Lord Kelvin.
Aprovechando las nuevas tecnologías que nos brinda el internet, existen aplicaciones, sistemas de gestión e incluso formularios de google, donde es posible generar bitácoras diarias de cualquier tipo de eventos, desde reportes de horas de trabajo hasta reporte de seguimiento de clientes con estados y resultado. Y estos datos te genera una hoja de cálculo en Google Sheets, con la cual podrás realizar tablas dinámicas y realizar informes específicos y poder dar un seguimiento más eficiente a las tareas.
Otra forma de realizar una bitácora es con una hoja de Excel con Macros, guardando los eventos diarios en cada pestaña, logrando así un archivo mensual o bitácora diaria de eventos. Pero recuerda que en este caso se debe alimentar de forma diaria y constante para aprovecharla al 100%.
Director de Proyectos XMendez.net